Question 9 : Le système d'information contribue-t-il à l'efficacité de la prise de décision ?

A. Les caractéristiques du système d'information

En première approche, on peut concevoir un système d'information (SI) comme un ensemble structuré de ressources (humaines et matérielles), qui organise la circulation de l'information dans l'organisation.

Un SI se définit par :

• Ses fonctions (ce qu'il fait) : collecte, sauvegarde, traite (transforme) et diffuse l'information afin qu'elle puisse être utilisée dans la prise de décision et le pilotage de l'organisation ;
• Ses composantes (avec quoi et comment il le fait) : humaines, organisationnelle et technologique ;
• Les rôles de l'information (pourquoi il le fait) : opérationnel (information destinée à l'action) et décisionnel (information destinée à la prise de décision stratégique ou à portée managériale).

Le SI permet également d'identifier les dysfonctionnements (grâce à des tableaux de bord) et d'améliorer la compétitivité de l'organisation.

B. Les qualités du SI

Pour contribuer efficacement à la prise de décision, le SI doit réunir plusieurs qualités :

• Collecter des informations utiles, fiables et actualisées ;
• Sauvegarder les informations en toute sécurité ;
• Réaliser efficacement le traitement des données, à l'aide d'outils pertinents ;
• Faciliter la recherche et l'accès aux informations ;
• Transmettre les informations de manière sécurisée, aux bonnes personnes, au bon endroit et au bon moment.

A. L'efficacité du fonctionnement interne

Le SI permet à l'organisation d'être plus efficace car :

• Il améliore la circulation de l'information ;
• Il réduit la pénibilité des tâches répétitives en les automatisants ;
• Il optimise la qualité de l'activité en réduisant le nombre d'erreurs (base de données unique qui évite erreurs de saisie et doublons) et en actualisant les informations plus rapidement ;
• Il assure une meilleure protection des données (gestion des droits d'accès).

B. Une meilleure communication avec l'environnement

Les acteurs externes en relation avec le SI sont les clients, les fournisseurs, les partenaires financiers, les administrations... Le SI améliore les relations avec ces différents partenaires en leur fournissant plus rapidement des informations, de meilleure qualité.

Grâce à Internet, les SI d'organisations différentes peuvent être connectés, ce qui contribue à l'efficacité générale des organisations.

Le SI doit également permettre à l'organisation de se renseigner sur l'évolution de son macroenvironnement.

C. L'amélioration de la prise de décision stratégique et un levier de l'avantage concurrentiel

Le SI, grâce à un PGI (Progiciel de Gestion Intégré ou ERP en anglais : Entreprise Ressource Planning) touche et coordonne les principales fonctions de gestion de l'entreprise : R&D, approvisionnement, production, commercialisation, RH...

La mise en place d'un SI représente toujours un coût élevé mais il faut considérer cette dépense comme un investissement dont les retombées à long terme permettront à l'organisation de réaliser des économies substantielles dans de nombreux domaines. Par exemple, cela peut améliorer l'image de l'organisation, ou encore accroître sa notoriété et créer davantage de valeur par rapport aux concurrents, soit un avantage concurrentiel, permettant d'envisager de nouveaux investissements.

Les informations recueillies à travers le SI jouent donc un rôle majeur dans la prise de décision stratégique, augmentent la capacité de l'organisation à prendre des décisions plus rapidement que ses concurrents et à profiter des opportunités de l'environnement.

Remarque : des erreurs de manipulation et une réticence au changement sont toujours possibles d'où l'importance de veiller à ce que les utilisateurs aient les savoirs et compétences nécessaires pour se servir efficacement du SI, entre autres grâce à la mise en place de formations.